Est-il possible d’acheter une machine à affranchir ?
Non, en France, les machines à affranchir se louent. La Poste concède à un très petit nombre de fabricants, dont Frama, le droit de louer et d’entretenir les machines à affranchir. Les contrats de location-entretien sont généralement conclus pour une durée de 5 ans.
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Pourquoi une machine affranchir fait-elle gagner du temps, de l’argent et du prestige ?
Gain de temps : Vous n’avez plus besoin de timbres pour affranchir le courrier. Vous n’avez donc plus besoin d’aller au bureau de poste pour acheter des timbres. Vous n’avez pas non plus à gérer et contrôler de stock de timbres.
Gain d’argent : Savez-vous que les utilisateurs de timbres sur-affranchissent très souvent. Avec une machine à affranchir, vous pouvez affranchir chaque pli au centime près et mettre fin au sur-affranchissement. La Poste vous fait par ailleurs bénéficier d’une ristourne mensuelle (remise de 1%) si le montant de vos affranchissements est supérieur à 183 €. Enfin, en n’achetant plus de timbres, vous n’immobilisez plus d’argent inutilement. La machine à affranchir vous permet également de contrôler et d’analyser vos dépenses d’affranchissement. Les machines Frama, par exemple, offrent jusqu’à 50 comptes de gestion distincts protégés par code d’accès.
Gain d’image : Utiliser une machine à affranchir donne du statut et une image de sérieux. La machine à affranchir permet en outre de communiquer des informations ou des messages utiles (adresse, téléphone, site internet, promotion, vœux…) au moyen de l’empreinte publicitaire imprimée sur les enveloppes.
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Le coût d’une machine à affranchir est-elle justifiée pour affranchir quelques lettres par jour ?
Oui. Avec la nouvelle génération de très petites machines à affranchir connectées, répondant à la norme tpMAc™, chaque entreprise peut désormais s’équiper d’une machine à affranchir pour quelques dizaines d’euros seulement par mois. Même si le volume de courrier à affranchir est très faible (quelques lettres par jour), le coût de location très modéré des machines tpMAc™ et les bénéfices qu’elles offrent justifient pleinement cet équipement.
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Qu’est-ce qu’une machine à affranchir dite “connectée” (ou télérelevée) ?
Il s’agit d’une machine connectée, grâce à un modem et via le réseau téléphonique, au système de gestion informatisé de La Poste. Cette connexion permet à La Poste, une fois par mois, de collecter (ou “télérelever”) les dépenses d’affranchissement effectuées, d’en connaître le détail, et d’émettre une facture détaillée de la consommation. Ce principe de telécollecte permet de supprimer la traditionnelle Fiche Mensuelle de Dépôt (FMD) et donc de simplifier considérablement la tâche de l’utilisateur. Cela évite aussi les erreurs.
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Quelle machine à affranchir choisir pour être en conformité avec les nouvelles normes de La Poste ?
Pour être conforme, une machine à affranchir nouvellement installée doit obligatoirement être connectée, via un modem, au serveur informatique de La Poste. Les machines déjà installées devront, elles, évoluer (adjonction d’un modem) ou être remplacées afin d’être connectées au serveur de La Poste d’ici 2008 au plus tard.
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Que devez-vous savoir sur les nouvelles normes de La Poste en matière d’affranchissement ?
Les nouvelles réglementations de La Poste ont institué différentes normes pour les machines à affranchir et une classification qui permet de distinguer 3 catégories de machines :
- Les Très Petites Machines à Affranchir Connectées (norme tpMAc™) pour un faible volume d’affranchissement : jusqu’à 30 lettres par jour. La norme tpMAC™ a été définie pour permettre aux très petites entreprises d’accéder à la machine à affranchir. Le courrier affranchi par une machine à affranchir tpMAC™ peut être déposé dans n’importe quelle boîte aux lettres de rue : inutile d’aller à La Poste. Le procédé Quickstart permet en outre aux utilisateurs de machines tpMAc™ d’éviter la procédure habituelle d’autorisation et d’utiliser immédiatement leur machine.
- Les Petites Machines à Affranchir Connectées (norme pMAc™) pour un volume d’affranchissement inférieur à 1.500 €/mois. Le dépôt du courrier en boîte à lettre de rue n’est pas autorisé avec une machine à affranchir pMAc.
- Les Machines à Affranchir intelligentes (norme MAi) pour un volume d’affranchissement supérieur à 1.500 €/mois.
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La machine à affranchir a-t-elle en mémoire les tarifs postaux ?
Les tarifs postaux peuvent être installés et mémorisés, selon les cas, dans la machine à affranchir ou bien dans la balance postale calculatrice de tarifs, au moyen d’une carte informatique (PROM…) ou par téléchargement. Frama permet, depuis son propre serveur, le téléchargement des tarifs postaux (coût forfaitaire). Tout se fait instantanément et à distance : la mise à jour de tarifs postaux devient un jeu d’enfants.
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Qu’est-ce qu’une empreinte publicitaire ?
Les machines à affranchir impriment sur les enveloppes ou sur les étiquettes postales une “flamme” comprenant des mentions postales (montant de l’affranchissement, type de service…) et une empreinte publicitaire (zone rectangulaire de quelques centimètres carrés). L’empreinte publicitaire permet de communiquer des informations ou des messages utiles (adresse, téléphone, site internet, promotion, vœux…).
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Peut-on changer d’empreinte publicitaire ?
Tout dépend de la machine à affranchir dont vous disposez. Avec les machines à affranchir Frama, entièrement numériques, vous pouvez mémoriser jusqu’à 8 empreintes publicitaires différentes et les rappeler instantanément depuis l’écran tactile. Chaque utilisateur ou groupe d’utilisateurs peut ainsi disposer d’une empreinte publicitaire spécifique.
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Qu’est-ce que la “redevance postale” ?
Une redevance postale est due lorsque l’utilisateur de la machine à affranchir utilise une empreinte publicitaire. Cette redevance est collectée par les loueurs de machines et reversée intégralement à La Poste. Son montant est aujourd’hui de 27 euros par empreinte publicitaire et par an. Elle correspond au droit d’utiliser le courrier comme un support de communication.
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Comment s’effectue le paiement des affranchissements ?
Le paiement des affranchissements réalisés avec une machine à affranchir se fait en fin de mois. Il peut être effectué par prélèvement automatique, par virement ou par chèque. Deux cas doivent cependant être distingués. Dans le cas d’une machine à affranchir non connectée au serveur de La Poste, l’utilisateur doit remplir chaque mois une Fiche Mensuelle de Dépôt (FMD) indiquant le montant des affranchissements réalisés. Avec les machines à affranchir dites connectées, notamment les machine Frama, la FMD est supprimée : il n’y plus aucune formalité à accomplir. La Poste connaît le montant des affranchissements réalisés et peut directement procéder à la facturation.
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Doit-on s’équiper d’une balance postale ?
En utilisant une balance postale ou un plateau de pesée (option), vous pouvez peser précisément chaque pli et donc affranchir au centime près. Vous avez donc tout intérêt à vous équiper d’une balance postale ou d’un plateau de pesée. Avec leur plateau de pesée connecté, les machines à affranchir Frama permettent de peser et de calculer le montant exact de l’affranchissement en une seule opération.
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Peut-on affranchir les colis et les plis épais ?
Les colis et les plis trop épais pour passer dans une machine à affranchir peuvent tout de même être affranchis avec une machine à affranchir. Les machines à affranchir peuvent en effet imprimer des étiquettes postales autocollantes.
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La machine à affranchir permet-elle de comptabiliser les dépenses d’affranchissement ?
Les machines à affranchir disposent généralement de comptes de gestion permettant de comptabiliser les dépenses postales ou de compter le nombre de plis affranchis.
Les machines à affranchir Frama offre jusqu’à 50 comptes de gestion distincts protégés par des codes d’accès. Chaque service ou département peut donc comptabiliser ses propres dépenses postales. Les machines Frama permettent en outre d’imprimer des statistiques détaillées, par type de service postal (Lettre, Ecopli, Recommandé…), de destination et de poids.
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Peut-on réserver l’accès de la machine à affranchir à certaines personnes ?
Oui, l’utilisation des machines à affranchir, notamment les machines Frama, est protégée par un code secret. Seuls les utilisateurs autorisés peuvent ainsi utiliser la machine.
Les tarifs postaux peuvent être installés et mémorisés, selon les cas, dans la machine à affranchir ou bien dans la balance postale calculatrice de tarifs, au moyen d’une carte informatique (PROM…) ou par téléchargement. Frama permet, depuis son propre serveur, le téléchargement des tarifs postaux (coût forfaitaire). Tout se fait instantanément et à distance : la mise à jour de tarifs postaux devient un jeu d’enfants.
Les machines à affranchir impriment sur les enveloppes ou sur les étiquettes postales une “flamme” comprenant des mentions postales (montant de l’affranchissement, type de service…) et une empreinte publicitaire (zone rectangulaire de quelques centimètres carrés). L’empreinte publicitaire permet de communiquer des informations ou des messages utiles (adresse, téléphone, site internet, promotion, vœux…).